Buhalterinės apskaitos programos pirkimo ypatumai

Šiandien turbūt jau nieko nestebina, kad buhalterinė apskaita yra organizuojama naudojantis kompiuterinėmis buhalterinės apskaitos programomis. Tačiau ar visos įmonė įsigija tinkamą buhalterinės apskaitos programą ir ją išnaudoja maksimaliai? Ar buhalteriai būna patenkinti nupirkta programa? Ir dar daug ar…?

Keletas pastebėjimų, kurie padėtų išvengti klaidų įsigijant buhalterinę programą.

Pirmiausiai reikia suvokti, kad šiuo darbo įrankiu – buhalterine programa naudosis buhalteris, ne vadovas, todėl reikėtų atsižvelgti į buhalterio nuomonę renkantis programą. Nevenkite pasiskambinti kolegoms, verslo partneriams ir pasiteirauti, kokia buhalterine programa naudojasi jie, ar yra patenkinti programa, jos aptarnavimu. To paties paprašykite padaryti ir savo buhalterių. Nepatingėkite išbandyti demonstracines versijas, susitikite su programų kūrėjais ir platintojais, paprašykite prezentacijų.

Žinoma ne paskutinis faktorius, lemiantis vienokį ar kitokį apsisprendimą, yra buhalterinės programos kaina. Prašykite programos tiekėjų pateikti jums pasiūlymus, kuriuose būtų aiškiai įvardintas siūlomas produktas ir paslaugos. Išsiaiškinkite kas yra bazinis programos modulis, ką jis daro (tiksliau ką jame galima daryti), ar nereikia papildomai pirkti sandėlio programos ir t.t. Kartais bazinis modulis pats savaime nieko nedaro ir kad būtų galima naudotis programa tenka prispirkti papildomų programos modulių. Taigi pradinė kaina nuo galutinės kainos gali skirtis dešimteriopai. Įvertinkite tai svarstydami pasiūlymus ir nebijokite kelis kartus klausti, kad įsitinkitumėte, jog teisingai suptratote pasiūlymą ir perkatę tą produktą, kurio jums reikia.

Atkreipkite dėmesį, kad paprastai į buhalterinės programos kainą neįeina atlyginimų skaičiavimo ir personalo duomenų tvarkymo programa, tokios programos parduodamos atskirai. Vėl gi aiškinkitės kas įeina į atlyginimų skaičiavimo programos kainą. Dažnai prezentacijose kūrėjai pristato visapusiškas programos galimybes, tačiau tik perkant ar jau nusipirkus paaiškėja, kad į pagrindinį modulį papildomos funkcijos neįskaičiuotos.

Apskritai buhalterinių programų įsigijimą galima prilyginti automobilio pirkimui, kadangi papildomi priedai ir funkcijos į bazinę kainą neįeina, jie komplektuojami už papildomą mokestį.

Rinkdamiesi programą lyginkite, kokią naudą gausite įsigydami vieną ar kitą programą, pagal šiuos kriterijus:

  • Svarbus faktorius – programos kūrėjų patirtis, darbo tęstinumas. Kuo ilgiau programos kūrėjasi veikia rinkoje, tuo didesnė tikimybė, kad jų produktas yra išbaigtas ir ateityje bus tobulinamas bei pritaikomas buhalteriniam darbui pagal besikeičiančius mokesčių teisės aktus.

  • Programos kaina. Subtilybes jua aptarėme anksčiau, tai tiesiog lyginkite bazinio modulio kainas ir tai, kas įeina į bazinį modulį.

  • Techniniai parametrai – ar programa pritaikyta darbui su jūsų turima kompiuterine ir programine įranga, ar neteks įsigyti naujos. Prie šių parametrų priskirčiau ir galimybę dirbti internetu nutolusiems padaliniams „on-line“ režimu, arba galimybę ateityje iš lokalios darbo vietos kompiuteryje perkelti duomenis į aukštesnės versijos programą, veikiančią serveryje.

  • Buhalterinės programos aptarnavimas ir atnaujinimas. Tai labai svarbus veiksnys. Tarkime taip nutiko, kad jūsų įsigyta buhalterinė programa dėl kokių nors priežąsčių nevykdo tam tikrų funkcijų – galimybė gauti pagalbą iš programos kūrėjų čia ir dabar tampa labai svarbia. Programos atnaujinimas keičiantis buhalterijos darbą įtakojantiems įstatymams ir kitiems teisės aktams taip pat labai svarbus, kaip ir nuajovių pritaikymas kasdieniniame darbe. Todėl lyginkite aptarnavimo ir priežiūros kainas, išsiaiškinkite ar į tas kainas įeina programos atnaujinimas, o gal tik programos atnaujinimas, bet ne konsultavimas ir priežiūra. Jei nutariate apsieiti be atnaujinimų ir nuolatinio aptarnavimo, konsultavimo, pasidomėkite, kas nutiks, kai po metų kitų nuspręsite atnaujinti buhalterinę programą. Ar tokiu atveju neteks susimokėti už visus ankstesnius atnaujinimus? O gal tuomet labiau apsimokės įsigyti programą naujai.

  • Apmokymas dirbti su buhalterine programa, tęstinis mokymas ir konsultavimas. Visada keistai žiūriu ir besirenkantiems patariu atidžiau pasvarstyti ar verta pirkti tokią buhalterinę programą, su kuria išmokti dirbti organizuojami net kursai. Nesitikėkite, kad jūsų buhalteriai staiga mielai taps kompiuterinių programų specialistais. Buhalterinė programa turi tarnauti žmogui, ne jis programai. Todėl programas, su kuriomis išmokti dirbti reikia net kursų, atmeskite iš karto. Priežąstis labai paprasta – pasikeitus buhalteriui vėl turėsite investuoti į naujo buhalterio mokymus, o dirbti reikia juk čia ir dabar. Rinkoje yra tikrai daug patogių buhalterinių programų su puikiu kainos ir kokybės santykiu, ir visos tokios programos yra lengvai įsisavinamos. Be to didelė dalis programų kūrėjų parduodami produktą į jo kainą įtraukia apmokymą (žinoma yra rašoma, kad apmokymas nieko nekainuoja) dirbti su programa bei tam tikrą nemokamų konsultacijų skaičių. Tai svarbu, nes vienu kartu visų programos subtilybių sužinoti neįmanoma.

Visada patariu negailėti pinigų apmokymui ir aptarnavimui, nes praktikoje esu susidūrusi su atvejais, kuomet įmonė turi gerą buhalterinės apskaitos programą, bet dalį darbų buhalteris atlieka Excell programos pagalba, arba rankiniu būdu, faktiškai dubliuodamas programos funkcijas. Taip yra todėl, kad buhalteris net nežino, kad programa turi tokias funkcijas. O tai sąlygoja darbo kaštų didėjimą, nes buhalteriui daugiau laiko reikia atlikti vieną ar kitą darbą, vietoje to, kad vienu klavišo paspaudimu jis gautų norimą ataskaitą.

  • Programos funkcijos: tikros ar menamos. Kaip jau minėjau anksčiau, per prezentaciją buhalterinės programos kūrėjai pristatys visas įmanomas programos funkcijas ir galimybes, tačiau nenustebkite, jei įsigyję programą tokių funkcijų nerasite. Tiesiog jos neįeina į pagrindinį programos modulį. Kad ir kaip būtų skaudu, patarimas tik vienas – pripažinkite savo klaidą ir nusipirkite tai, ko trūksta, nes priešingu atveju turėsite nevisavertį darbo įrankį ir gaišite laiką papildomai dirbdami su pagalbinėmis programomis. O jei dar tik ketinate įsigyti, tai palyginkite programų tiekėjų pasiūlymus – už atitinkamą kainą kas įeina į bazinį programos modulį. Teiraukites ar įsigijamose programose yra vadybinės dalies analizė, kiek ir kokiais pjūviais gausite ataskaitų.

  • Buhalterinės subtilybės. Lygindami buhalterines programas nepamirškite jų funkcionalumo – ar patogu ir paprasta dirbti. O gal reikia atlikti daug aprašomojo darbo vis kituose programos laukuose, kad galiausiai galėtum atlikti vieną operaciją? Ar reikia „kilnoti“ likučius uždarius finansinius metus, ar jie perkeliami automatiškai? Ar pirkimai ir pardavimai automatiškai „keliauja“ į didžiąją knygą, ar parinkus ne tą korespondenciją, galima gauti dvi skirtingas ataskaitas apie vieną ir tą patį debitorių? Ar yra galimybė programos varotojams apriboti funkcijas ir informaciją? Šiuolaikinės programos daugybę dalykų atlieka automatiškai, todėl visas programas, kuriose reikia rankinio darbo kilnojant likučius atmeskite iš karto. Pasikartosiu, kad programa turi palengvinti darbą, o ne apsunkinti jį.

Sėkmės įsigijant patogų darbo įrankį!

Buhalterinės apskaitos firmos „Linkneta“ direktorė

Renata Letukienė

Pastaba: be autorės sutikimo draudžiama kopijuoti ir platinti šio straipsnį ar jo ištraukas.